Das Bundesministerium der Finanzen hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geändert. Sie gelten für alle Sachverhalte ab 1.1.2020.
Bundesministerium der Finanzen, IV A 4 – S-0316 / 19 / 10003 :001 – Schreiben (koordinierter Ländererlass) vom 11.07.2019
Das Schreiben ist hier abgedruckt: PDF. Mit dem Schreiben fasst die Ministerium die GoBD neu. Sie treten an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, BStBl I S. 1450.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) stellen einen unbestimmten Rechtsbegriff dar. Sie sind insbesondere durch Rechtsnormen und Rechtsprechung geprägt und von der Rechtsprechung und Verwaltung jeweils im Einzelnen auszulegen und anzuwenden, vgl. Bundesfinanzhof, Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 371; Bundesverfassungsgericht, Beschluss vom 10. Oktober 1961, 2 BvL 1/59, BVerfGE 13 S. 153. Die GoBD stellen die GoB ergänzende Grundsätze zur Aufbewahrung in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff dar.
Digitalisieren von Belegen und Cloud
Angepasst wurden unter anderem die Bestimmungen für die Digitalisierung von Belegen und die Nutzung von Cloud-Diensten. Neben dem Scannen ist jetzt auch das Fotografieren ausdrücklich gestattet. Das ist eine Klarstellung zugunsten zahlreicher Apps. Damit folgt die Finanzverwaltung dem digitalen Wandel und unterstützt Lösungen wie Unternehmen online von der DATEV oder von Apps wie beispielsweise Scanbot. Letzteres nutze recht gerne, da es auch Schnittstellen zu zahlreichen Cloud-Lösungen bietet. Gerade bei Dienstreisen im In- und Ausland ist diese Klarstellung in den GoBD hilfreich.
Nach dem bildlichen Erfassen könnte man das Papier grundsätzlich vernichten, wenn dem nicht andere Vorschriften entgegenstehen. Prüfen Sie daher den korrekten Umgang mit digitalen Belegen im Rahmen sämtlicher Digitalisierungs-Projekte. Bei der Erstellung der steuerlichen Verfahrensdokumentation ist daher auch die Zusammenarbeit mit Unternehmen und Steuerberater wichtig. Lassen Sie möglichst von einem im IT-Recht und im jeweiligen Fachgebiet spezialisierten Rechtsanwalt prüfen, welche Belege im Original aufzubewahren sind und welche Sie vernichten dürfen. Das gilt vor allem für die Digitalisierung im Gesundheitswesen oder die Baubranche.
Die Grundsätze gelten erst ab 1.1.2020. Die Finanzverwaltung dürfte es jedoch nicht beanstanden, wenn Steuerpflichtige die Grundsätze bereits vor dem 1.1.2020 anwenden.
